Nel mondo frenetico di oggi, dove le attività da svolgere sembrano non finire mai, gestire le priorità è diventato un’abilità fondamentale per il successo, sia nella vita privata che professionale. Tra i vari strumenti a disposizione, quello che preferisco utilizzare è senza dubbio la Matrice di Eisenhower ( Generale e 34° presidente degli Stati Uniti…… mica pizza e fichi!).
E’ inutile sottolineare il fatto che esistono molti strumenti per la gestione delle priorità ( ad es. la tecnica MoScoW, la tecnica Scum, Il metodo GTD ed addirittura una tecnica Pomodoro!) ma personalmente penso che la Matrice di Eisenhower sia la migliore in quanto estremamente semplice da attuare e soprattutto molto efficace nel gestire flussi di lavoro che hanno un arco temporale lungo con le priorità che passano da uno stato all’altro con il trascorrere del tempo.
Come funziona la Matrice di Eisenhower?
La matrice è un semplice diagramma diviso in quattro quadranti, basati su due criteri: urgenza e importanza.
- Urgenza: si riferisce all’imminenza di una scadenza o all’impatto immediato che un’attività ha sulla tua vita.
- Importanza: indica il valore intrinseco di un’attività per il raggiungimento dei tuoi obiettivi a lungo termine.
In base a questi due criteri, ogni attività viene classificata in uno dei quattro quadranti:
Quadrante 1: Urgente e Importante (Crisi)
Comprende attività immediate e cruciali che richiedono la tua attenzione immediata. Esempi: completare un’urgenza lavorativa, dare una risposta importante, inviare un preventivo oppure ufficializzare un ordine.
Quadrante 2: Importante ma non Urgente (Qualità)
Include attività importanti per i tuoi obiettivi a lungo termine, ma che non hanno una scadenza imminente. Esempi: pianificare obiettivi strategici, rispondere ad email che non rientrano nel quadrante 1, formazione personale
Quadrante 3: Urgente ma non Importante (Inganno)
Raccoglie attività pressanti, ma che in realtà non hanno un impatto significativo sui tuoi obiettivi. Esempi: rispondere a email non urgenti, partecipare a riunioni non produttive.
Quadrante 4: Non Urgente e non Importante (Spreco)
Comprende attività che non sono né urgenti né importanti e che possono essere eliminate o delegate. Esempi: Rispondere a clienti non importanti o non profittevoli (Il classico cliente che chiede chiede e poi non acquista mai), perdere tempo in tutto quello che può essere delegato a persone o soluzioni automatizzate.
Come utilizzare la Matrice di Eisenhower
- Elenca tutte le attività che devi fare.
- Classifica ogni attività in base all’urgenza e all’importanza.
- Per ogni quadrante, definisci un’azione da intraprendere:
- Quadrante 1: Completa le attività immediatamente e con la massima priorità.
- Quadrante 2: Pianifica le attività e dedicagli del tempo nel tuo programma.
- Quadrante 3: Delega o rimanda le attività, cercando di ridurne il numero.
- Quadrante 4: Elimina le attività o trova un modo per renderle più efficienti.
E’ importante che ogni giorno la matrice venga aggiornata con le nuove cose da fare valutando anche lo stato delle attività dei giorni trascorsi che non si è riusciti a portare al termine.
I benefici della Matrice di Eisenhower
- Riduce lo stress e l’ansia: aiuta a tenere sotto controllo le attività e a concentrarsi su quelle più importanti.
- Aumenta la produttività: permette di dedicare tempo alle attività che hanno un impatto reale sui propri obiettivi.
- Migliora la gestione del tempo: aiuta a evitare di procrastinare e a sfruttare al meglio le proprie risorse.
- Promuove la chiarezza mentale: permette di distinguere tra ciò che è veramente importante e ciò che può essere trascurato.
La Matrice di Eisenhower è uno strumento semplice ma potente che può aiutarti a trasformare il modo in cui gestisci le tue priorità e a raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore efficacia. Inizia a utilizzarla oggi stesso e sperimenta la differenza!